コミュニケーション 能力について

Communication ability


 

文章は簡潔に

仕事では、話すコミュニケーションと同様に
書くコミュニケーションも大切です。
メールはもちろんのこと、ちょっとした文書でも
文章力のあるなしで仕事の質が違ってきます。

書くコミュニケーションで重要なのが
「簡潔さ」と「わかりやすさ」です。

ビジネスでは、趣味で書く文章とは違って
美辞麗句は抜きにして、まず正確さを
第一に考えなければなりません。

そのために必要なのが、無駄を省くこと。
要点を絞った文章が、読む人にとって読みやすい文章です。

そのためには、曖昧な表現の形容詞や副詞を
減らすことも念頭に入れましょう。

例えば、「かなりの」「多くの」「おびただしい」
「顕著に」「まあまあ」「だいたい」という言葉は、
読む人にとって受け止めかたが異なります。

このような言葉を多用すると、あなたの文章全体が、
曖昧さを含んだものとなってしまいます。

何人なのか、何パーセントなのか、など
具体的な数字を示すことによって、
文章がより信頼できるものになります。

また、婉曲的な言い回しも極力避けましょう。

「○○でないとは言い切れない」
「○○と言えなくもない」
「○○であると思えなくもない」
「○○の可能性もなきにしもあらず、だ」

などの二重否定は、あなたの責任回避の姿勢を印象づけてしまいます。

語尾は「○○である」「○○と思う」のように
断定した方が、簡潔で引きしまった文章になり、
かつ、あなたの自信と責任感を表します。

 

短めが読みやすい

文章は短めに書くことを心がけましょう。
特に、メールでは横に35文字以上は書かず、
改行した方が、読みやすく親切です。

行間も読みやすさの大切な要素です。
特に長い文章では、適度に行間を入れることにより
文章全体がすっきりとした印象になります。

メールをもらった人が、見ただけでうんざりするような
ぎっしり詰まった文章にならないように気を配りましょう。

 

メールのタイトル

メールで、同じタイトルのまま
何度も受信と返信を繰り返すことがあります。

同じ案件であっても、少しずつ内容が変わっている時は、
その都度タイトルを変えた方が親切です。

例えば【FCプロジェクト】という案件で、会議の日時についての内容であれば、
件名:【FCプロジェクト】会議の日時

とし、次に会議の参加者についての内容になったら、
件名:【FCプロジェクト】参加者 

と変えていきます。
また、入札の価格についてであれば
件名: 【FCプロジェクト】入札価格

とします。

これは、何度もやり取りした後で、もう一度確認したい場合
その内容のメールを探しやすくするためでもあります。

くれぐれも、最初の【FCプロジェクト】のまま何十回も
行き来することのないよう気をつけましょう。

 

いずれにしてもビジネスにおいては、
「簡潔」「わかりやすい」ということが文章の二大要素です。

すっきりとした文章で、相手に好感をもってもらえるよう、
意識して短く読みやすい文章を書くようにしてください。

 

 

 

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